Структура документа

Структура документа

Функциональность документа, т.е. применимость для хранения и передачи той или иной информации, определяется его структурой, которая обычно понимается как целое, задающее характер входящих в него элементов, их взаиморасположение и связь.

Определенную структуру имеют как отдельные элементы документа, так и документ в целом. Обложка книги — это сложное художественное целое; типографское оформление книги — тоже едино: его образуют специально подобранный шрифт, титульный лист, строки заглавия, гармонирующие с содержанием, хорошо напечатанные иллюстрации; целым является и текст книги. Значит, документ как целое есть единство составляющих его элементов и компонентов.

Структура — относительно устойчивый способ организации элементов документа как системы. Если понятие системы охватывает самые различные стороны того или иного объекта: его строение, состав, способ существования, форму развития, — то понятие структуры выделяет прежде всего такой момент, как устойчивость, стабильность этого объекта, благодаря чему он сохраняет свое качество при изменении внешних или внутренних условий. Пока сохраняется структура, сохраняется и система в целом, а разрушение или преобразование структуры ведет к существенной перестройке или гибели системы.

По своей структуре документ может бытьпростым (элементарным) илисоставным (сложным). Подпростым документом понимается отдельное завершенное сообщение (произведение), целостность которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой изложения, зафиксированное на одной единице материального носителя. Иными словами, простой документ — это одно сообщение, помещенное на одном материальном носителе (автореферат диссертации, препринт, открытка).

Составной (сложный) документ состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т. п. зафиксированных на нескольких материальных носителях. Составной документ — это несколько сообщений, помещенных в нескольких томах, выпусках и др. (собрание сочинений, журнал, многолистная газета, серия, комплект грампластинок).

Существует деление документов намонодокументные (монодокументы) и полидокументные (полидокументы).

Монодокумент содержит одно произведение (монография, учебник, буклет, карта, открытка).Полидокумент состоит из нескольких произведений. Разновидность полидокумента: сборник — документ, содержащий ряд произведений;многотомник — документ, состоящий из двух или более нумерованных томов (собрание сочинений),серийное издание — периодическое (журнал, газета, бюллетень) ипродолжающееся (серия). Все они, кроме сборников, состоят из нумерованных или датированных томов или выпусков, выходят в однотипном оформлении. С другой стороны, одно сообщение (произведение) может размещаться на нескольких обособленных материальных носителях (листах, страницах, томах, выпусках и т. п.).

Деление документов на простые и сложные, моно- и полидокументные во многом .условно. Так, коллективная монография, имеющая разделы, написанные разными авторами, либо грампластинка, включающая произведения нескольких композиторов, дайджест, содержащий подборки извлечений из различных текстов, и т. п. могут быть одновременно отнесены к разряду сложных и полидокументов. Рисунки-иллюстрации, схемы, комментарии, ссылки, будучи собраны в приложении, преобразуют простой документ в сложный. То есть существует диалектика понятий «документ» и «часть документа»: самостоятельное произведение (целостный текст) может быть одновременно отдельным документом, частью документа или состоять из нескольких документов. Это может быть в том случае, когда полидокумент (на одном носителе) состоит из нескольких сообщений; монодокумент состоит из одного сообщения на нескольких отдельных носителях; любой документ (сообщение) можно поделить на части, фрагменты и рассмотреть их как самостоятельные (разделы монографии, главы, параграфы и т. д.). В документоведении минимальная единица деления текста точно не установлена. Это может быть абзац, предложение, которое может состоять даже из одного слова.

Благодаря единству всех сторон, присущих документному сообщению, документом обозначаются не только обособленные, самостоятельно оформленные вещественные объекты, но и сообщения, являющиеся частью такого объекта. Например, документом является не только журнал, но и отдельная публикация (статья, рецензия, объявления) в журнале. Однако более распространена точка зрения, согласно которой документ — это завершенное, самостоятельно оформленное сообщение, размещенное на материальном носителе.

Таким образом, структура документа — это скоординированное множество компонентов, взаимосвязи которых дают ему возможность функционировать как некой целостности (системе), позволяют отличить книгу от журнала, грампластинку от дискеты, микрофильм от кинофильма, перфокарту от географической карты и т. п. т. е. идентифицировать каждый тип и вид документа.

Документ должен отвечать определенным требованиям, быть соответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения. Для этого большинство из подсистем и элементов документа регламентированы стандартами, положениями, инструкциями и т. п.

Каждый вид документа имеет свойтиповой формуляр — необходимые сведения о документе, служащие основой для его регистрации, учета, хранения, выдачи, продажи. Формуляр документа состоит из двух слагаемых: требований к оформлению документа и совокупности его реквизитов.

5.189.137.82 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам.

Структура документа
Главная | О нас | Обратная связь

Что такое структура документа Word для Windows

Помимо облегчения процесса организации документа, функция структурирования документа Word автоматически нумерует заголовки и создает оглавление. Работая со структурированным документом, можно легко перемещать различные его части, не обращая внимания на форматирование.

Всякий текст имеет определенную смысловую структуру, заложенную в него автором. Обычное средство представления этой структуры — заголовки. В технических и служебных документах часто используется многоуровневая система заголовков, которую можно рассматривать как развернутый план документа. Грамотное представление структуры документа позволяет быстро ознакомиться с его содержанием даже без внимательного чтения.

Еще более важна работа со структурой документа на этапе его создания. Без более или менее продуманного плана создать сколько-нибудь масштабный документ невозможно.

Для работы со структурой документа в программе Word предусмотрен специальный режим структуры. В этом режиме обычно работают только с частями документа, которые определяются имеющимися заголовками. С обычным текстом работают в обычном режиме или в режиме разметки. Для перехода в режим структуры щелкните на кнопке Режим структуры слева от горизонтальной полосы прокрутки или дайте команду Вид > Структура. При этом автоматически откроется панель инструментов Структура.

В стандартном шаблоне документа предусмотрены стили с названиями от Заголовок 1 до Заголовок 9, описывающие заголовки разных уровней. Работа со структурой документа обычно начинается с заголовка первого уровня (стиль Заголовок 1). Для перехода к стилю заголовка более низкого уровня можно нажать клавишу ТАВ. Чтобы перейти к заголовку более высокого уровня, нажмите комбинацию клавиш SHIFT+ТАВ.

Microsoft Word. работа со структурой документа

Соответствующие действия можно выполнить при помощи кнопок панели инструментов Структура. Возможно повышение или понижение уровня на единицу, а также ускоренные операции: повышение до первого уровня или понижение до уровня обычного текста. Нужный уровень можно также выбрать напрямую из раскрывающегося списка

Просмотр выбранных уровней

Глубина отображения уровней заголовков выбирается в раскрывающемся списке Показать уровень. Все заголовки более низких уровней скрываются. Наличие неотображаемого текста отмечается подчеркиванием заголовка волнистой чертой. Кнопка-флажок Отобразить форматирование позволяет включить или отключить форматирование текста в режиме структуры. Кнопка-флажок Показать только первую строку позволяет представить длинные абзацы в сокращенном виде

Изменение порядка разделов

Режим структуры документа можно использовать для перемещения разделов. Для этого можно использовать метод перетаскивания или кнопки Вверх и Вниз. Раздел перемещается целиком, вместе со всеми подразделами

В Word структура документа является неотъемлемой его частью. Создавая документ, вы одновременно определяете его структуру. Единственное различие между обычным документом Word и его структурой заключается в режиме просмотра (обычный или режим структуры). При работе в обычном режиме, режиме черновика или разметки страницы документ отображается на экране в обычном (не структурированном) виде. Однако, перейдя в режим структуры, вы увидите структуру документа. На рис. 1 показан пример просмотра структуры документа.

Структура документа

Когда говорят о структуре документа, имеют в виду заголовки и основной текст. Заголовком считается любой абзац, которому присвоен определенный стиль. В- Word имеется ряд стилей, специально предусмотренных для определения структуры. Этих стилей восемь. от стиля Заголовок 1 до стиля Заголовок 8. Номер в названии стиля определяет его уровень в структуре документа: заголовку самого верхнего уровня присваивается стиль Заголовок 1, следующему за ним подзаголовку — стиль Заголовок 2 и т.д. По умолчанию Word автоматически размещает заголовки самого верхнего уровня по левому полю страницы, а заголовки каждого последующего уровня — с определенным отступом относительно заголовка предыдущего уровня.

Основным текстом называется любой текст в документе, которому не присвоен стиль заголовка. Для обозначения всех заголовков и основного текста, находящегося под конкретным заголовком, в Word используется также термин подтекст.

При работе в режиме структуры выделение текста осуществляется в основном так же, как и при работе в других режимах Word. Однако существуют некоторые различия, о которых следует знать. Основное различие заключается в том, что находясь в этом режиме, нельзя выделить одновременно полтора абзаца. Если вы используете мышь или клавиатуру, то, выделяя один абзац и переходя к следующему, вы выделяете его целиком. При перетаскивании указателя мыши по абзацу, последний выделяется сразу полностью. Это значительно затрудняет процесс редактирования к режиме структуры. (Конечно, ничто не мешает вам на время редактирования перейти в обычный режим.)

Чтобы выделить заголовок и весь его подтекст, дважды щелкните на области выделения рядом с заголовком. Эту операцию нельзя выполнить с помощью клавиатуры. Можно достичь того же результата, выделив нужный заголовок и текст под ним с помощью комбинации клавиши

Требования к структуре документов

Под структурой [8] документа понимается последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных излагаемым в документе вопросом (направлением) деятельности компании. Структуризация текста документа предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвязанные фрагменты: части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и, если необходимо, подпункты [9].

В тех случаях, когда выделение в тексте документа самостоятельных фрагментов представляется нецелесообразным, выполняется его членение на абзацы, состоящие из одного или нескольких предложений. Наиболее простые документы могут состоять только из одного абзаца, а иногда – всего из одного предложения (например, сопроводительное письмо). В связи с последним замечанием уточним, что для большинства документов наиболее типична так называемая трехчастная структура, предполагающая деление текста на вводную, основную и заключительную части (рис. 3.1).

Во вводной части документа, представленного в виде связного текста, как правило, излагается обоснование, поясняющее причины и (или) цель подготовки документа. В основной части излагается суть освещаемого вопроса (по состоянию на дату подготовки документа). В заключительной части обычно излагаются выводы, предложения, просьбы, требования, решения, распоряжения, указания, рекомендации и т. п.

Приложение к документу также правомерно рассматривать в качестве элемента его структуры. Структура приложения определяется формой представления текста.

Структура документа (части документа), представленного в виде анкеты или таблицы, как правило, соответствует структуре анкеты (таблицы).

Рис. 3.1. Трехчастная структура документов

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.), а характеристики, выраженные словесно, – согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным (словосочетанием) в именительном падеже (табл. 3.1).

Таблица 3.1 Структура таблицы

Сравнительная характеристика структур наиболее распространенных видов документов представлена в табл. 3.2.

Таблица 3.2 Сравнительная характеристика структур распространенных видов документов

Удаление стилей

Ненужные стили оформления можно удалить. Всем абзацам, стиль

оформления которых был удален, по умолчанию назначается стиль Обычный.

Для удаления стиля оформления необходимо выбрать стиль, который необходимо удалить, клацнуть правой клавишей мыши и выбрать команду Удалить из коллекции экспресс-стилей (рис. 8).

Структура документа

Рисунок 8 – Удаление стиля

Применение стилей абзацев

В Word существует большой выбор стандартных стилей, большинство из которых — стили абзацев. Набор стилей, доступных в документе, зависит от шаблона, на котором базируется документ.

Пользователь может изменять и переименовывать стандартные стили, а также создавать на их основе новые. Следует учитывать, что использование

нестандартных стилей всегда сопряжено с риском: могут проявиться скрытые параметры форматирования. Поэтому стили, созданные другими пользователями, следует тщательно изучить. Большинство встроенных стилей абзацев базируется на стиле Обычный. Это значит, что изменение стиля Обычный приводит к изменению многих стилей Word и, следовательно, к изменению форматирования документов.Поэтому следует соблюдать осторожность при модификации этого стиля.

Особое положение в библиотеке занимают стили Заголовок1– Заголовок9 ,стандартные стили, которые невозможно удалить из библиотеки.

Они используются для оформления заголовков и структурирования текста в режимах Структур а и Главный документ. В этих режимах можно определить соподчиненность абзацев благодаря особому способу их расположения.В документах со сложной системой рубрикации (1, 1.1, 1.2, 1.2.1, 1.2.2) необходимо назначать заголовкам стили разных уровней.

В режиме Структура можно изменять структуру документа, перемещая отдельные элементы с уровня на уровень.

Работа в режиме Структура

В этом режиме можно ознакомиться со структурой документа, изменить систему заголовков, переместить большие фрагменты текста путем смещенияих заголовков и создать оглавление.

В режиме просмотра структуры видны не все параметры абзацев (поля, отступы) и не действуют команды Абзац и Табуляция.

Работая в этом режиме, можно назначать стили, однако результат станет заметным только после перехода в другой режим.

Понятие структуры

Создание многостраничного документа следует начинать с определения его структуры — разбивки на разделы, главы и параграфы. При определении структуры заголовкам и подзаголовкам назначаются стили разных уровней. Это удобно выполнять в режиме Просмотра структуры.

Создание структуры документа

Перед созданием документа большого объема, как правило, разрабатывается его план: вводятся заголовки разделов и глав. В ходе работы

структура документа (порядок глав) может изменяться.

Рассмотрим структурирование документа на примере.

♦ Активизируйте команду Структура вкладки Вид (рис. 9) или щелкните на кнопке Режим структуры слева от вертикальной полосы прокрутки (рис. 10), чтобы установить режим просмотра структуры документа. Перейти в этот режим позволяет также комбинация клавиш [Alt+Ctrl+O].

Структура документа

Рисунок 9 – Режим структуры

Структура документа

Рисунок 10 – Режим структуры

При переключении в режим просмотра структуры открывается панель инструментов Структура (рис. 11). С помощью кнопок этой панели можно изменять соподчиненность абзацев документа, перемещая их с уровня на уровень, определять, абзацы какого уровня должны отображаться на экране и при печати .

Структура документа

Рисунок 11 – Панель инструментов структура

Кнопки с цифрами от 1 до 7 панели инструментов Структура позволяют определить, заголовки какого уровня должны отображаться на экране. При нажатии кнопки с цифрой 1 видны только заголовки самого верхнего уровня (которым назначен стиль Заголовок1 ). По умолчанию после перехода в режим просмотра структуры на экране отображаются и заголовки, и основной текст (на панели Структура нажата кнопка Все заголовки ).

♦ Введите текст первого заголовка книги и нажмите клавишу [Enter].

♦ Введите следующий абзац, которому будет назначен тот же стиль, что и предыдущему.

♦ Чтобы понизить уровень второго заголовка, установите курсор ввода внутри абзаца и нажмите клавишу [Tab] или щелкните на кнопке со стрелкой, направленной вправо, на панели инструментов Структура .

Обратите внимание, что при понижении уровня второго заголовка его отступ увеличится, а вместо символа «-» радом с первым заголовком появится символ «+», указывающий, что данный заголовок имеет подзаголовок (или за ним следует текст). Word назначает различные отступы заголовкам разных уровней.

Разница между отступами составляет 0,5 дюйма (одна позиция табуляции). Изменить позиции табуляции, установленные по умолчанию, можно посредством команды Табуляция в режиме Обычный или в режиме Разметки страницы.

♦ Последовательно введите все заголовки первой части и спомощью клавиши [Tab] или комбинации [Shift+Таb] установите для каждого заголовка соответствующий уровень.

Для изменения уровня заголовка предназначены кнопки Повысить уровень и Понизить уровень на вкладке Структура. Чтобы вызвать её нужно на вкладке Вид выбрать режим Структура в группе Режимы просмотра документа (рис. 12).

Структура документа

Рисунок 12 – Уровни структуры

Уровни заголовков можно изменять путем перемещения символов «+» и «-»с помощью мыши .При перемещении символа влево уровень заголовка повышается, а при перемещении вправо — понижается. В процессе перемещения отображается вертикальная линия, по которой можно определить текущую позицию абзаца. Уровень заголовка изменяется сразу после отпускания кнопки мыши.

В результате перемещения заголовков вверх или вниз изменяется структура документа: расположение разделов, глав и параграфов. В этом случае также появляется линия для определения позиции абзаца.

В случае необходимости отобразить текст, расположенный под заголовком, следует установить курсор ввода в строке заголовка и нажать кнопку со знаком «+» на панели инструментов вкладки Структура или клавишу [+].

Скрыть текст позволяет кнопка со знаком «-» панели инструментов вкладки Структура, а также клавиша [-].

Структура документа

Word предоставляет пользователю специальные средства для работы с большими документами. Большим называется документ не столько большой по объему, сколько сложный по своей структуре. Под структурой документа обычно понимают схему, определяющую взаиморасположение и связь его составных частей. Так, например, в структуре дипломной или курсовой работы на самом высоком уровне иерархии находится название работы, далее следуют названия глав, разделов, подразделов и т.д. На самом низшем уровне располагается текст (включая таблицы, иллюстрации, формулы и др.).

Большое значение имеет грамотное структурирование документа. Число уровней иерархии документа должно быть согласовано с объемом и важностью информации, которая в нем заключена. При правильном структурировании пользователю для первичного ознакомления с документом достаточно просмотреть его оглавление.

При создании большого документа пользователь может применять разные подходы:

— если известен план будущей пояснительной записки к курсовой работе, примерные названия глав, разделов и подразделов, то, приступая к ее оформлению в Word, желательно сначала создать структуру документа, а затем уже набирать текст пояснительной записки;

— если текст уже набран, то можно провести структурирование существующего документа. Процесс структурирования документа заключается в том, что в режиме просмотра структуры документа с помощью кнопок панели инструментов Структурирование нужным абзацам присваиваются уровни Заголовок 1, Заголовок 2, и т.д.

После этого абзац перестает быть обычным текстом, он получает заголовок, оформленный в определенном стиле. Заголовки могут автоматически нумероваться, что избавляет пользователя от необходимости перенумеровывать разделы в случае добавления или удаления одного из них. На основании заголовков можно быстро создать оглавление документа. Если тип шрифта заголовка (подзаголовка) или его размер не устраивают пользователя, то их можно изменить. Благодаря использованию стилей при оформлении заголовков, достаточно изменить в стиле шрифт, кегль или начертание, и это автоматически отобразится во всех заголовках данного уровня, использующих данный стиль.

Чтобы переключиться в режим просмотра структуры документа, необходимо выбрать команду меню Вид Þ Структура или нажать кнопку Структура в левом конце горизонтальной линейки прокрутки.

На экране появится панель инструментов Структура (рис. 1.1).

Рисунок 1.1 – Панель инструментов Структура:

1 – повышает уровень выделенного абзаца на единицу;

2 – понижает уровень выделенного абзаца на единицу;

3 – преобразует выделенный заголовок в обычный текст;

4, 5 – перемещают выделенные абзацы выше предыдущего (ниже следующего) элемента в структуре документа;

6 – кнопка Развернуть отображает следующий, более низкий по отношению к выделенному фрагменту, уровень структуры;

7 – кнопка Свернуть прячет самый низкий уровень в выделенном фрагменте;

8-14 – отображают заголовки соответствующего уровня;

15 – отображает заголовки всех уровней и текст;

16 – кнопка Показать первую строку включает и выключает режим отображения только первой строки текста;

17 – кнопка Показать формат включает отображение символов оформления документа;

18 – кнопка Главный документ.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *